Participer à un salon professionnel : comment le préparer et optimiser son ROI ?
On vous dit tout !
Vous souhaitez élargir votre audience et augmenter votre notoriété auprès de vos cibles ?
Participer à un salon est une action commerciale pertinente ayant pour objectif de communiquer largement au cœur de votre écosystème.
Votre présence lors d’un salon professionnel vous permettra de rentrer en contact avec les différents acteurs de votre environnement de marché : suspects, prospects, partenaires, fournisseurs, anciens clients, clients actifs…
Cette action de communication représente un budget conséquent pour votre organisation, il est donc nécessaire de se fixer des objectifs quantitatifs pour amortir cet investissement.
Afin d’accroître le nombre de contacts et ainsi, de générer de nouvelles relations professionnelles, il est important de respecter une certaine méthodologie dans l’organisation de votre salon. Des étapes essentielles sont à suivre en amont de votre salon, durant l’événement et les semaines suivantes, pour transformer ces prises de contacts et ainsi optimiser votre ROI.
Gestion globale de l’événement
Avant d’entreprendre la démarche, respecter les points ci-dessous vous permettra de préparer sereinement votre événement :
- Allouez un budget
- Fixez des objectifs quantitatifs (nb de RDV, de contacts qualifiés, d’opportunités/ projets à traiter, de CA généré à terme…)
- Déterminez un responsable de la coordination et de l’organisation de l’événement, et une équipe.
- Créez un rétroplanning répertoriant toutes les tâches à effectuer, ainsi que les deadlines communiqués par l’organisateur du salon.
- Organisez un point organisationnel, selon une fréquence déterminée, sur l’avancement des tâches
Le rétroplanning
Le rétroplanning fait état des actions à mener par étape afin d’assurer la bonne préparation de chaque volet : logistique, commercial, communication, marketing…
Le responsable pilotera l’équipe et s’assurera que chaque étape est réalisée dans les temps impartis
L’organisation commerciale
Le principal objectif du salon est là : développer son activité commerciale !
Mais cela s’organise, s’anticipe et se pilote.
Informations commerciales
Anticipez la prise de notes lors de vos échanges durant le Salon ! Pour cela, mettez en place une fiche contact qui vous permettra d’enregistrer toutes les informations dont vous avez besoin pour transformer vos contacts !
Pensez également à optimiser votre fiche exposant sur la plateforme de l’organisateur du salon : description d’activité, de l’entreprise, mise en ligne de vidéos, d’images. Ces informations seront à disposition des exposants et des visiteurs. Elles leur permettront de cibler vos activités et de connaître les interlocuteurs qu’ils pourront rencontrer en venant visiter votre stand.
Le tunnel de vente
Petit rappel théorique en image, sur le tunnel de vente et la catégorisation de vos cibles.
Le ciblage
Il y a deux ciblages à réaliser lors de ce type d’événement.
Le premier consistera à cibler vos suspects, prospects et clients pour lesquels vous disposez des contacts dans votre CRM (ou vos fichiers contacts). Pour cibler ces contacts, vous devez définir les critères selon vos objectifs.
Pour vos suspects, les critères seront plus larges, par exemple vous pouvez les sélectionner selon l’activité de l’entreprise, sa taille, sa situation géographique, ou encore sur le CA réalisé. Des outils de ciblage sont présents sur le marché, tel que Corporama.
Les critères pour la catégorie des prospects, pourront être plus restrictifs. Sélectionnez-les en fonction de vos connaissances à leur sujet. Un projet en cours, à venir à court, moyen ou long terme.
Et pour finir, vous pouvez inviter vos clients à cet événement afin de maintenir le lien avec eux et donc de les fidéliser, les remercier pour leur confiance accordée et pour votre collaboration.
Il vous sera possible de convier vos interlocuteurs par mail ou par courrier. Répertoriez l’ensemble des invités et le moyen par lequel ils seront conviés. Les invitations doivent être envoyées au plus tard 1 mois avant l’événement. Avant l’envoi, écrivez le script qui sera joint à votre invitation. Pour les envois par mail, des outils tels que Sendinblue, Mailjet, ou encore Sarbacane vous permettront de réaliser un envoi massif tout en transmettant un contenu personnalisé. Certains salons proposent également une plateforme d’envoi d’e-invitations.
Les relances
En fonction du nombre d’invitations, il ne vous sera pas possible de relancer l’ensemble des contacts. Il sera alors nécessaire de prioriser les relances selon les informations que vous détenez à leur sujet et surtout vos objectifs ! Il sera naturel de relancer prioritairement vos prospects cibles et prospects chauds.
Une ou deux semaines après l’envoi des invitations, une action de relance au moyen soit d’un mail soit d’une prise de contact téléphonique doit être réalisée. La relance téléphonique permet d’avoir une réponse rapide. Si votre interlocuteur décline votre invitation, il vous sera possible de le questionner afin d’en connaître davantage sur son activité et ses besoins potentiels. C’est donc ici l’occasion d’affiner vos connaissances sur vos cibles, de rendre vos futures actions de prospection plus pertinentes et donc de qualifier votre base de données.
Vous l’avez compris, votre participation au Salon et l’envoi de vos invitations est un prétexte à entrer en contact avec vos prospects cibles et d’obtenir des RDV indépendamment du salon….un moyen d’optimiser le ROI de l’évènement que vous ne devez pas négliger.
Pour les inscrits, organiser une campagne de rappel via SMS ou mail, quelques jours avant l’événement, permet de rappeler à votre interlocuteur qu’il s’est engagé à venir en le remerciant pour sa visite à venir. Durant le salon, n’oubliez pas la liste de vos visiteurs potentiels pour vérifier leur présence et le cas échéant, prendre RDV avec eux si ils n’ont pas pu venir.
Le second ciblage concernera les exposants au salon. En effet, les exposants ont une activité en lien avec les services & produits que vous proposez. C’est donc l’occasion de rencontrer de nouveaux interlocuteurs et de générer des contacts qualifiés.
Pour ce faire, vous accéderez à la plateforme de l’organisateur du salon. En fonction des plateformes, il vous est soit possible de consulter les informations clés des exposants, soit de télécharger la liste des exposants au format Excel.
Comme pour le ciblage des suspects, utilisez des critères de ciblage larges et sélectionnez les exposants dont l’activité vous intéresse. Que ce soient des suspects mais aussi de potentiels fournisseurs. Une fois la liste établie, selon les plateformes, vous pourrez faire une demande de rendez-vous directement à votre interlocuteur.
Grâce à cela, vous aurez un agenda de rendez-vous que vous pourrez répartir sur l’ensemble des participants présents sur votre salon, dans le but d’augmenter le nombre de prises de contacts.
La com’ interne & externe
Il est important de communiquer sur votre participation à cet événement auprès de vos collaborateurs mais aussi de vos cibles potentielles.
Votre participation au Salon est une action de communication ! Mettez à profit toutes les possibilités offertes par le Salon, dans le respect de votre budget (organisation de conférences, encarts publicitaires dans le journal quotidien du salon, animation sur votre stand, annonce nouveau produit/ services, etc…)
La communication peut prendre forme sur différents supports. Ces actions de communication se dérouleront tout au long de l’événement, avant, pendant et après.
Communiquer via le web, en annonçant votre participation sur les réseaux sociaux, écrire un article sur votre site internet, insérer des bannières de vos signatures de mail afin que votre écosystème soit au courant de votre participation à l’événement.
Tous vos supports print seront des appels à venir visiter votre stand : flyers, kakémonos,… Les goodies que vous aurez sélectionnés auront pour objectif de laisser une marque de votre identité auprès des visiteurs mais également, à ce que vos visiteurs fassent la promotion de votre entreprise munis de votre logo.
Lorsque l’événement est terminé, vous pouvez ainsi communiquer sur le déroulement de ce salon sur des aspects techniques : en remerciant l’organisateur, les visiteurs, les intervenants si vous avez participé à des conférences, etc…
Notez que les réseaux sociaux vous permettent d’exposer la vie de l’entreprise sous le format storytelling. Pour un contenu plus détaillé, préférez l’utilisation d’un article sur votre site internet par exemple et relayez-le sur vos réseaux sociaux afin d’augmenter le trafic de votre site internet !
La logistique
L’emplacement choisi est déterminant lors de ce genre d’événement. La partie centrale du salon est souvent la plus fréquentée, mais le coût s’en voit plus élevé. Les zones dites « chaudes » d’un salon sont celles où le flux de passage est le plus dense :
Escaliers, proximité salle de conférence, une entrée, centre du salon.
Si votre budget ne vous permet pas de vous installer dans une zone « chaude », ils existent des moyens pour pallier à la plus faible fréquentation des ailes :
- PLV en hauteur pour attirer l’œil
- Distribution de goodies (de taille assez conséquente afin que les visiteurs se promènent dans les allées munis d’un tot bag à vos couleurs par exemple
- Jeux concours, animations, supports visuels !
L’aménagement du stand doit être facile d’accès au visiteur, ouvert et accueillant afin que les passants aient l’envie de s’y arrêter. La mise en place d’un grand écran peut être l’occasion de présenter votre entreprise, vos services et vos équipes sous un format dynamique et moderne.
Il vous est possible de prévoir un espace VIP afin d’échanger de façon plus confidentielle avec vos interlocuteurs. Sa mise en place dépendra dans un premier temps de la taille de votre stand mais aussi de vos objectifs quantitatifs, définis en amont.
- Prévoir une banque d’accueil, une table haute et des tabourets afin d’accueillir vos visiteurs.
- Mettre à disposition des flyers, ou proposer des démos de votre métier afin d’attirer vos interlocuteurs.
- Penser à la convivialité de votre stand et prévoyez des boissons chaudes et rafraîchissantes, des encas sucrés et salés
Durant l’événement, montrez-vous et allez à la rencontre des visiteurs et des exposants présents. N’hésitez pas à parcourir les allées, munis de vos cartes de visite et supports de présentation….et bien sûr notez les coordonnées des personnes que vous rencontrez et ce que vous ferez post Salon !
Notre Experte
Delphine BEGAT, Experte en développement commercial et Présidente de DB2S, se tient à votre disposition pour échanger autour des sujets liés à l’activité commerciale de votre structure. .
Accréditée par le réseau Prospactive, Delphine est spécialisée dans la stratégie commerciale et marketing. Nous vous accueillons à l’Espace Entreprises Saôneor de Chalon/Saône pour parler ensemble de performance commerciale !
